O fluxo de trabalho em agências de publicidade é uma loucura: gente atendendo, gente criando, gente negociando (e, claro, gente tomando um bom café). Na 2op Propaganda, a gente conta com o Trello para organizar tudo. Confira as nossas dicas para gerenciamento de projetos e tarefas!
O INÍCIO
Assim, em 2012, sentimos essa necessidade de otimizar os processos e o fluxo de trabalho da agência batendo a nossa porta. Na época, nosso planejamento era semanal e nos guiávamos, a princípio, pelo método Kanban, em um quadro branco, o qual era dividido em To Do, Doing e Done. Com reuniões matinais diárias, atualizávamos o quadro de acordo com os jobs que eram feitos no dia anterior, adicionando post-its de todas as tarefas. Por fim, trocávamos o “status” das tarefas de acordo com os passos que eram desenvolvidos.
Com o passar do tempo, a demanda aumentou, assim como o número de colaboradores da agência, e não podíamos mais nos restringir ao método que estávamos usando. As razões eram simples:
- O quadro era completado manualmente, o que demandava muito tempo (e paciência);
- O método se restringia à criação: a pesquisa e brainstorming, assim como mídias, eram tratados à parte e isso gerava uma maior burocracia;
- Às vezes, precisávamos trocar o “status” das tarefas durante o dia e não esperar a próxima reunião. Isso deixava o processo desatualizado (porque alguém SEMPRE esquecia de atualizar o quadro);
- A documentação de informações era armazenada em sistemas diferentes – arquivos, conversas com os clientes, alterações, pesquisas, etc – e as informações se perdiam, gerando excesso de retrabalho.
Assim, começaram as pesquisas por gerenciadores de tarefas.
A DESCOBERTA
Entre infinitos links, leituras e rápidos experimentos, nosso Gerente de Projetos, Márcio Henrique Locatelli, recebeu uma dica de um colega e, após muitos – variáveis, diversos e incansáveis – testes e adaptações, estava oficialmente decretada uma parceria de sucesso com o Trello!
O Trello caiu nas graças do pessoal da agência de cara. Apesar de, na época, estar disponível somente em inglês, seu funcionamento era bastante intuitivo e vinha ao encontro do que precisávamos. Tão logo “descobrimos” a ferramenta, passamos a utilizá-la diariamente. Sua formatação em boards, e neles, cards, permitia que organizássemos os clientes e seus respectivos jobs, sem que houvesse confusão.
O tempo foi passando e nós estreitamos e melhoramos o uso do gerenciador. Incorporamos listas e documentamos processos que anteriormente demandavam tempo e papel. Além disso, intensificamos a relação com nossos clientes, inserindo-os e incentivando-os a utilizar o Trello para cadastrar suas solicitações, aprovar materiais e orçamentos e enviar arquivos finalizados.
O TRELLO NA AGÊNCIA
O Trello, desde lá, está diariamente logado em nossas máquinas. É claro que a comunicação informal, a troca de experiências e informações, o brainstorming têm o seu papel importante e fundamental aqui dentro; mas, o Trello, com certeza, otimizou o processo de nossas criações.
Atualmente, adaptamos uma “evolução” do método Kanban no Trello para incluir todos os departamentos da agência. Contamos com 7 lists nos boards que incluem:
- To Do: aqui, agência e cliente cadastram ideias e demandas que precisam ser realizadas para cumprir um planejamento. É importante frisar que essas tarefas ainda não foram discutidas pela equipe e inseridas no cronograma de execução.
- Feedback do Cliente: ao analisar as solicitações e verificar que há informações faltantes ou discrepâncias no briefing para iniciar o job, colocamos o card nesta list e pedimos para o cliente nos informar sobre as dúvidas.
- Planejado: quando o card é incluído nesta list, ele já está inserido no cronograma de execução, as informações estão completas e nossa equipe pode começar a trabalhar no job.
- Doing: aqui, a equipe está trabalhando no desenvolvimento da tarefa. Se, nesse momento, percebermos que há alguma dúvida que somente o cliente pode sanar, voltamos o card para Feedback do Cliente; se a dúvida for interna, o card volta para Planejado (aí, o Atendimento é chamado para solucionar).
- Review: neste momento, o job está parcialmente concluído pela equipe. Colocamos o card aqui para que o cliente avalie o que foi desenvolvido e dê suas considerações ou aprove o mesmo.
- Mídia: job criado, revisado, finalizado e orçado: é hora de enviá-lo para produção e/ou veiculação. No momento que o setor de mídia encaminha os arquivos, o card é colocado nessa list.
- Done: quando o card está nessa list, significa que todas as etapas do processo foram concluídas.
No Trello, também criamos um board especificamente para a agência. Nele, abrimos cards-padrão, com modelos de briefings para determinados materiais, além de registrar informações e diferentes sites que frequentemente usamos (até nosso bolão da Mega Sena está lá – e acreditamos que um dia vamos ganhar!).
Com o Trello, temos uma visão geral do processo de atendimento, criação e mídia de nossas tarefas. Sabemos o que foi iniciado, o que está em andamento e o que já foi finalizado. Além disso, cada um sabe o que precisa fazer, porque, com a marcação de usuário, podemos verificar quais das pessoas inseridas no job ainda têm tarefas pendentes.
A opção de checklist nos possibilita delimitar exatamente o que precisa ser feito e quem serão os responsáveis. A definição de data limite é mais uma alternativa essencial para organizarmos os jobs de acordo com a sua urgência e importância.
Assim é o Trello na 2op Propaganda: a cada dia, vamos conhecendo e adaptando novas funcionalidades para otimizar nosso processo. Por ser um gerenciador flexível, conseguimos personalizá-lo de acordo com a demanda que temos.
Gostamos, aprovamos e recomendamos o Trello (para agências, para empresas, para freelancers). Se você já utiliza a ferramenta, aguardamos sua colaboração; se você ainda não usa, fica a nossa dica!
(Post desenvolvido com a coautoria de Márcio Henrique Locatelli)
