Skype, Facebook, gerenciadores de tarefas, diálogo e telefone: muitos são os meios de comunicação quando falamos de processos em empresas. Atualmente, o e-mail é o mais utilizado (e o mais temido também). Mas, você sabe escrever e se comunicar com sucesso por e-mail? Você sente dificuldade em criar e-mails? Se sim, fique tranquilo, você não está sozinho! Muitas pessoas também sofrem disso.
Desde – sabe-se lá quando, exatamente -, as pessoas (em sua maioria) possuem aversão à escrita. Falar é natural, mas quando a tarefa se estende ao papel e ao computador, a coisa fica séria e o bloqueio surge.
No meio corporativo, a escrita de e-mail tornou-se comum e necessária. Através dele, solicitações, alterações e contatos são diariamente realizados. Interna ou externamente, a troca de e-mails garante a praticidade, a eficácia e o arquivamento de processos e informações.
Selecionamos algumas dicas que podem auxiliar no processo de comunicação por e-mail. Confere só!
1. Evite (ao máximo) erros de ortografia
Regra básica, mas sempre esquecida: escreva, revise, releia, revise novamente. Você não precisa ser um expert em Língua Portuguesa para evitar deslizes básicos.
Preste atenção em quesitos como ortografia, pontuação, concordância. Se estiver em dúvida, use a internet. Há diversos sites que auxiliam na solução de questões.
2. Seja objetivo
Antes de seus dedos saírem dançando pelo teclado, identifique qual o objetivo do seu e-mail. O que você quer comunicar? Lembre-se que falar é muito diferente de escrever.
Esqueça o excesso de formalidades: elas só dificultam a compreensão da mensagem, além de deixá-la extensa e pouco atraente para quem a lê.
3. Esqueça as abreviações
Você está falando em nome de uma empresa, então, esqueça as abreviações. Elas colocam a credibilidade (sua e da empresa) em dúvida.
Por mais que você não queira ver, as pessoas estão te avaliando constantemente. A forma como você escreve pode fornecer uma ideia de como você costuma falar com os outros.
4. Estrutura
Sem encher de “linguiça”, siga o básico: cumprimente e, depois, dê início a sua ideia, desenvolva e finalize-a. Conclua o e-mail com um tratamento impessoal.
Portanto: nada de beijos ou abraços!
5. Visual também conta
Você até pode escrever direitinho o que quer comunicar, mas se, na primeira olhada, o seu receptor não se sentir atraído para ler, sua missão terá falhado. A estética, a composição e a disposição da sua mensagem também merecem atenção e cuidado.
- Use pequenos blocos de texto: nada de parágrafos gigantes;
- Se precisar enviar arquivos (imagens, PDFs, áudios, etc), coloque-os no anexo e não corpo no e-mail;
- Providencie antecipadamente uma assinatura de e-mail que contenha as informações básicas de contato e identificação (preferencialmente, a empresa deverá ter um padrão já definido para essas assinaturas);
- Escolha uma tipografia legível para o corpo do e-mail.
6. Definição do assunto
As pessoas recebem milhares de e-mails diariamente e uma grande porcentagem deles nem sequer é aberta. O risco do seu e-mail ser descartado é bem expressivo.
O assunto do seu e-mail tem um papel importante nessa jornada. Apesar de ele vir primeiro, deixe para defini-lo somente após ter escrito o corpo do e-mail.
Utilize de 6 a 10 palavras para o assunto e certifique-se de que ele resume e comunica o objetivo da sua mensagem, além de ser interessante para o seu receptor.
Seguindo essas dicas e melhorando, dia após dia, a sua escrita, sua comunicação fluirá de forma mais leve e eficiente. Além disso, seus e-mails atrairão a atenção do destinatário, fazendo com que ele retorne seu contato com satisfação e, muitas vezes, rapidez!
