Sou gerente de projetos e também atuo, muitas vezes, como executivo de contas. Minha rotina diária é absurdamente cheia de atividades. E, algumas vezes, eu me tornei refém das tarefas que precisava executar.
Chegou um tempo em que eu não conseguia mais dar conta de tudo o que eu tinha para fazer; além disso, eu sentia que a minha agenda cheia acabava prejudicando alguns membros de minha equipe, pois alguns dos meus feedbacks ou eram vagos, ou demoravam muito.
Não bastasse isso, a minha vida profissional estava afetando minha vida pessoal, pois eu sentia que não tinha tempo para fazer nada. Nesse momento, parei e me perguntei: a culpa é minha, da carga de trabalho ou de alguns fatores que estão consumindo minha produtividade?
Como eu não consegui responder essa pergunta sozinho, perguntei para o grande Oráculo (o Google) e ele sabiamente me indicou vários blogs e milhares de materiais sobre gerenciamento do tempo. Imediatamente comecei a devorar seus posts e aprender muito sobre gerenciamento da carga de trabalho e de produtividade.
Após muito estudar, descobri que o problema era eu e meu vício em urgência. Percebi que se eu utilizasse algumas técnicas e planejasse de maneira diferente minha rotina de trabalho, com certeza, minha produtividade seria muito maior.
Nesse post, vou apresentar algumas técnicas e ferramentas que podem ser aplicadas agora no seu dia-a-dia, as quais vêm me ajudando e que, se aplicadas, com certeza, podem ajudar você também.
Dica 1 – Evite ser bombeiro
Fomos acostumados a pensar que tudo o que fazemos é urgente e prioritário (e que o mundo sempre está pegando fogo). Eu iniciava o meu dia com prioridades super definidas para executar, até o momento que atendia uma ligação de um cliente, com uma solicitação rapidinha em determinado projeto e lá ia eu: largava o que estava fazendo e resolvia “rapidinho” o ajuste solicitado.
Antes de voltar ao que estava fazendo, eu olhava meu email e estava lá uma solicitação “urgente” para ser resolvida. Aproveitava e resolvia também essa solicitação e assim eu seguia. Chegava ao final do dia e minha sensação era de que eu tinha resolvido tudo, menos o que tinha programado. Eu estava viciado na emoção da urgência. Isso gerava um stress muito grande e um efeito psicológico bem ruim.
Para resolver isso, comecei, sempre no dia anterior, a planejar meu dia seguinte e dividir minhas tarefas em prioritárias e sem muita importância. Me policiei para resolver realmente tudo nessa ordem. No final de cada tarefa, eu faço um intervalo de 5 minutos e, assim, continuo minha próxima atividade.
Importante: para facilitar o controle e agendamento das minhas tarefas, eu utilizo o Google Apps for Works, um conjunto de ferramentas fantástico para controle de atividades do dia a dia. Vale ressaltar que ele integra a minha comunicação com a minha equipe.
Dica 2 – Nunca comece o dia lendo emails
Os emails que você recebe são a prioridade de outras pessoas, não as suas. Não estou dizendo que não vamos verificar os emails pela manhã. A ideia é que essa tarefa seja feita somente para confirmar se chegou algum email essencial para executarmos nossas tarefas prioritárias da manhã.
Deve ficar claro que nas primeiras horas do dia, temos o melhor momento, com foco e capacidade intelectual. Então, é importante utilizar essas horas para resolver nossa lista de prioridades.
Importante: verifico os emails duas vezes por dia; uma às 10h e outra às 16h. Em outros horários, somente consulto o email se estou esperando uma resposta que seja necessária para o desenvolvimento de uma tarefa que estou fazendo.
Dica 3 – Use agendas, esvazie a sua mente
Parece uma dica boba, mas, em pleno 2015, ainda existem pessoas que não utilizam uma agenda online para seus compromissos; ou, pior que isso, usam, mas não alimentam a agenda, sobrecarregando sua mente com informações desnecessárias.
Atualmente existem centenas de serviços online para agendamento e controle de tarefas. Particularmente, recomendo dois serviços: o Google Agenda ou o Evernote.
Na 2op Digital, utilizamos o Google Agenda e temos integrados todos os eventos e tarefas mensais. Além disso, o Google Tarefas, outra ferramenta bem interessante do Google Apps for Work, é totalmente integrado com o Google Agenda, com o Gmail e pode ser integrado com o Google Chrome através de uma extension disponível.
Dica 4 – Aprenda a se concentrar e mantenha o foco
Vou citar só algumas distrações que estão disponíveis para nós diariamente: Facebook, Instagram, smartphone, email, sms, Whatsapp, Tumblr e por aí vai. Eu poderia ficar escrevendo linhas e linhas de distrações às quais estamos sujeitos durante o dia. Então, como manter o foco? Como se concentrar?
Existem várias técnicas para isso. Após minha pesquisa, elenco como a mais interessante, e que procuro aplicar no meu dia a dia, a Pomodoro. A técnica Pomodoro foi criada por um italiano chamado Francesco Cirillo. Francesco (assim como eu) tinha dificuldade de concentração e iniciava dezenas de coisas ao mesmo tempo.
Para conseguir se concentrar e manter o foco, ele criou uma técnica muito simples: utilizar um cronômetro para dividir o trabalho em períodos de 25 minutos chamados de “pomodoros” (ele deu esse nome porque tinha um cronômetro em sua casa em forma de tomate).
Parece fácil, mas, nesses períodos de 25 minutos, você deve ficar focado 100% na tarefa definida; nada deve atrapalhar e você não pode se distrair. Confesso que, no início, achei que fosse moleza, mas manter 25 minutos de concentração absoluta em algo não é tarefa fácil. Abaixo, explico como eu utilizo essa técnica na prática aqui na 2op Digital.
Usando Pomodoro na prática
Conforme já mencionei, a técnica consiste em fazer períodos de concentração total em uma tarefa por 25 minutos. Após isso, existe um intervalo de tempo de 5 minutos para ir ao banheiro, verificar um email ou dar uma espiadinha nas redes sociais e no celular.
Caso você tenha interrupções externas (ligações ou chamada de colegas, por exemplo), você poderá contabilizar uma parada no Pomodoro. Abaixo, segue um exemplo de uma ferramenta bem legal que pode auxiliar na utilização dessa técnica.
Pomodoro timer
O Pomodoro timer é um App gratuito que funciona integrado com o Google Chrome (excelente navegador, quem não usa, aconselho a começar a utilizar). Através dele é possível definir as tarefas (task) e, através de avisos sonoros, acompanhar a finalização da tarefa e seu intervalo.
Você ainda pode acompanhar todas as interrupções em cada pomodoro (interna/externa) e contabilizar com sucesso os pomodoros que foram feitos para cada tarefa no dia.
Exemplo de tarefa a ser inserida no Pomodoro Timer
Para quem não quiser utilizar um App ou outra ferramenta online, o próprio autor da técnica incentiva uma abordagem de baixa tecnologia, utilizando apenas um marcador de tempo, lápis e papel.
Se você gostou desse tópico e quer saber mais sobre o controle de tarefas e a concentração, o Geovanni, designer da 2op, escreveu um post bem bacana com dicas infalíveis para deixar de ser ocioso: confira aqui!
Dica 5 – Cuide da sua energia
Uma coisa que eu não dava muita importância era um elemento essencial para a vida: a água. Isso mudou quando aprendi que existe uma queda de 30% no desempenho de nosso cérebro a partir do momento que nosso corpo perde 5% do seu volume de água.
Por isso, ando sempre com uma garrafinha de água e estou me acostumando a me hidratar várias vezes ao dia. Aos poucos, percebo que minha capacidade mental está melhorando bastante e não fico tão estressado com as tarefas que tenho que realizar.
Outra ponto interessante e que nunca damos importância é o sol. O sol é uma importante fonte de vitamina D, que é crucial para nosso humor e imunidade. Então, quanto mais pudermos nos expor ao sol, melhor. A dica é: saia de dentro do escritório, nem que seja por minutinhos, olhe o sol, aproveite um pouco esse momento e liberte sua mente por alguns minutos.
Dica 6 – Mude seu comportamento
No início, eu pesquisei e estudei diversas técnicas e ferramentas para controle de produtividade – como, ferramentas e técnicas excelentes (runrun.it, trello, pomodoro, bla, bla).
Então, cheguei a conclusão que ferramenta nenhuma iria funcionar se eu não mudasse meu comportamento. Então, a dica é: mude seu comportamento, acredite na sua produtividade e, só depois, corra atrás de técnicas e ferramentas.
Hoje, considero o tempo um dos maiores ativos que possuo e essas dicas ajudaram muito a controlar meu tempo e melhorar minha produtividade e espero que isso ajude vocês também.
