2017 começou com tudo por aqui. E aí? Aposto que o tempo também tem passado depressa para você em função da agenda cheia, dos novos projetos e da rotina intensa de trabalho.
As horas, os dias e as semanas passam num piscar de olhos. Quando percebemos, já é praticamente metade do mês de janeiro. Mas, como isso aconteceu, se celebramos a chegada do ano novo “ontem”? A sensação de que o tempo está cada vez mais acelerado já foi até alvo de estudos de pesquisadores, que buscam entender como e porque tudo ficou tão rápido.
Para os que já estão assustados: calma! A semana continua tendo 7 dias, o dia 24 horas, uma hora 60 minutos e um minuto 60 segundos (ufa)! O que acontece, muitas vezes, é que vivemos em um universo de informações, tecnologias e desorganização. É isso mesmo!
Com tanta coisa para fazer fica difícil encontrar o ponto de equilíbrio. Se a sua leitura chegou até aqui, você deve estar se perguntando o que isso tem a ver com o título desse post. Respondo para você: tudo! Afinal, é no trabalho, principalmente, que essa tal “desorganização” acontece.
Em nosso caso, uma agência de publicidade e inteligência digital, isso fica ainda mais evidente. Com diversos clientes e inúmeros jobs, obter controle sobre todos os processos em um só lugar e uma perspectiva geral dos projetos em andamento sempre foi o nosso “sonho de consumo”.
Antes de continuar, é importante destacar que essa desorganização não se refere ao sentido real de bagunça, mas, sim, à necessidade de conseguir visualizar, de forma mais ordenada, com datas de início, prazos de entrega e responsáveis, todos os trabalhos a serem realizados.
A necessidade
A busca por um gerenciador que pudesse corresponder aos nossos anseios começou ainda na metade do ano de 2016. Até então, utilizávamos o Trello, uma ferramenta bastante prática e dinâmica que atendia parte das necessidades da equipe.
O principal problema era que alguns processos não conseguiam ser integrados com a plataforma, demandando o uso de outras soluções, como planilhas e diversos documentos, que acabavam dificultando o processo de organização das atividades diárias e a longo prazo.
Além disso, outro problema recorrente eram as informações “perdidas” ao longo das etapas, já que a conversação sobre determinada atividade costumava acontecer em vários lugares.
Vale ressaltar, no entanto, que durante seus aproximados 4 anos de uso, o Trello sempre foi um parceiro importante da agência. No entanto, a grande demanda de trabalho e os projetos cada vez maiores passaram a exigir o uso de um gerenciador que superasse as nossas expectativas.
A solução
Testamos aproximadamente 5 ferramentas diferentes (em pouco tempo de trabalho) e nenhuma delas era exatamente o que procurávamos. “Desistimos” da ideia, afinal, tantas trocas poderiam acabar comprometendo os trabalhos e processos internos.
Mas, quase no fim de 2016, nosso Gerente de Projetos, Márcio Henrique Locatelli, em uma de suas muitas leituras e buscas por melhorias encontrou a solução: dapulse.
Depois de ser apresentada brevemente à equipe, todos começaram a testar a ferramenta, que logo “caiu nas graças da galera”, afinal ela era exatamente o que procurávamos.
Simples, intuitivo, com um layout clean e, o mais importante, personalizável, o dapulse, definitivamente, chegou para ficar. Em pouco tempo, passamos a utilizar a ferramenta diariamente, sem grandes problemas. Os projetos em andamento foram migrados para a nova plataforma e as poucas dificuldades que surgiram foram solucionadas também facilmente.
Isso graças à possibilidade de customizar a plataforma de acordo com as nossas necessidades.
“A visualização dos projetos de maneira ampla e facilitada é um dos grandes destaques do dapulse. Além de ter um overview das tarefas diárias e semanais, ele também permite a adaptação da ferramenta à realidade da agência e não o contrário!”, destaca a redatora, Michele Garbin.
O uso do dapulse
Aqui na 2op utilizamos o dapulse a partir de duas diretrizes principais: Visão Geral e Tarefas. No primeiro estão cadastrados os principais modelos de projeto que executamos, como marketing digital, websites, SEO, campanhas publicitárias e editoriais. Dentro de cada um deles é possível encontrar a descrição das principais etapas a serem realizadas para a execução do projeto.
Isso através de diferentes colunas adicionadas de acordo com as demandas de cada projeto. Para controlar o andamento das atividades, foram inseridos status a partir de cores diferentes, o que permite obter uma visualização rápida sobre o que já foi e o que ainda precisa ser feito.
Também é possível incluir o responsável pelo projeto, a data de início do trabalho e o prazo final de entrega. Dessa forma, conseguimos controlar nosso cronograma de tarefas para que não haja choque de projetos e datas e, consequentemente, atrasos.
Já o item Tarefas é basicamente um cronograma com as ações diárias que devem ser realizadas por cada um para a execução dos projetos cadastrados em Visão Geral. Separamos as atividades por mês e dia, descrevendo qual é e quem deve realizar a tarefa.
As conversações, arquivos e todas as informações relacionadas ao job, como aprovações ou pedidos de alteração também ficam registrados dentro de cada tarefa, que deve seguir sempre o status de acordo com a próxima ação a ser realizada:
- Fazer
- Em Andamento
- Trabalhando
- Aprovar 2op
- Aprovar Cliente
- Alterar
- Feedback do Cliente
- Atrasado
- Pronto
Além disso, o dapulse também se destaca pelo recurso de busca que permite encontrar facilmente qualquer coisa cadastrada, filtrando seus resultados por clientes, projetos, responsáveis ou status, e pelo seu app para celular que otimiza ainda mais o andamento das atividades, já que uma tarefa importante pode ser cadastrada rapidamente durante uma visita a algum cliente.
Pronto: foi assim que conhecemos e passamos a utilizar o dapulse aqui na 2op! É claro que a fórmula de trabalho não está pronta (e nunca estará), afinal somos inquietos, nos arriscamos por ideias, ideias que vão além, ideias que conectam pessoas!
